«FYI, lol, glg ☺» – 10 Tipps für die professionelle E‑Mail-Korrespondenz

Unsere Sprache wandelt sich stetig, so auch der Umgang und die Gepflogenheiten in der digitalen Kommunikation. Janine Kern von Wortgewandt verrät uns in diesem Gastbeitrag die besten Tipps rund um den geschickten Einsatz von E‑Mails im Business.

Ja klar, E‑Mails haben die Korrespondenz im Geschäftsleben extrem erleichtert: Sie sind schnell geschrieben, brauchen keine komplizierten Floskeln und Unterschriften mehr und sparen Porto.

Ja, und?

Es gibt ein paar Haken an der Sache: Mit E‑Mail hat der Geschäftsbrief seine Form verloren. Damit hat sich auch die Haltung vieler Menschen zur Geschäftskorrespondenz verändert. Man denkt nicht nach, sondern mailt schnell, weil es praktisch und informell ist. Zudem müssen heute viele Leute im Beruf per E‑Mail mit Kundinnen oder Partnerfirmen korrespondieren, die sich sonst selten schriftlich ausdrücken. Die Folge: eine überquellende Inbox, Missverständnisse und Informationsüberdruss.

Wir werden deshalb immer wieder von Firmen angefragt, mit ihren Teams die Do’s und Don’ts der E‑Mail-Korrespondenz zu diskutieren. Denn jede E‑Mail ist auch eine Visitenkarte für ein Unternehmen. Wer eine Nachricht an einen Projektpartner mit «Man man man, eh!» anfängt, tut seinem Arbeitgeber keinen Gefallen.

Wenn du die folgenden 10 Tipps beherzigst, machst du in deinen E‑Mails Vieles richtig. Vor allem hast du eine Haltung und weißt, warum du etwas so oder anders machst.

Tipp 1: Kunde oder Kollegin?

Bevor du eine E‑Mail schreibst, frage dich: Wem schreibe ich? Was sage ich? Ist E‑Mail die richtige Form des Kontakts? Einen neuen Kunden spreche ich anders an als die langjährige Teamkollegin. Vieles lässt sich im persönlichen Gespräch schneller klären als im Mail-Pingpong. Konflikte werden in E‑Mails eher angeheizt als gelöst. Nachdenken vor dem Schreiben hilft.

Tipp 2: E‑Mails sind wie Briefe

Grundsätzlich gelten die Regeln der Papierkorrespondenz: vollständige Sätze mit Gross- und Kleinschreibung, kein Dialekt, KEINE GROSSBUCHSTABEN, keine Abkürzungen wie MfG, FYI, lol. Ok? Formuliere lieber klar, was du sagen willst. Dann braucht es auch keine Emojis.

Tipp 3: Sag es in der Betreffzeile

Es lohnt sich, die Betreffzeile sorgfältig zu wählen. Sie bringt dein Anliegen auf den Punkt und sagt deinem Empfänger, warum die Nachricht wichtig ist für ihn. Er wird es dir danken!

Tipp 4: Hello Goodbye

Jede E‑Mail braucht eine freundliche Anrede und einen freundlichen Gruss zum Abschluss. Alles andere geht zwar schneller, zeugt aber von wenig Stil.

Tipp 5: Komm zur Sache

Halte deine E‑Mail kurz und komm am besten gleich zur Sache. Wenn das Wichtigste erst am Ende einer langen Nachricht kommt, wird es garantiert übersehen.

Tipp 6: Hääh?

Schreibe sorgfältig und verständlich. Eine gute E‑Mail zu schreiben braucht Zeit. Lese sie nach dem Schreiben nochmals durch und korrigiere Fehler. Gliedere deine Nachricht übersichtlich, das macht sie verständlicher.

Tipp 7: Ich hab’s dir doch geschrieben!

Wer zu oft im cc mit-informiert wird, hört irgendwann auf zu lesen. Überlege dir also gut, wer wirklich über etwas informiert werden muss. Wer direkt angesprochen werden muss, wird direkt angeschrieben.

Tipp 8: Beantworte jede E‑Mail

Wenn sie an dich persönlich gerichtet ist. So weiss dein Gegenüber, dass seine Nachricht angekommen ist. Aber du musst das nicht sofort tun. In ein paar Stunden, am Nachmittag oder am nächsten Morgen reicht meist auch. Wer dich dringend braucht, wird anrufen.

Tipp 9: Konzentration, bitte!

Jede E‑Mail lenkt dich von der Sache ab, die du gerade tust. Und es dauert, bis du wieder drin bist. Schliesse also dein Mailprogramm, wenn du dich konzentrieren und produktiv arbeiten willst. Mit derselben Konzentration bearbeitest du danach deine E‑Mails.

Tipp 10: Nimm dir Zeit

Trau dich, Tempo und Druck aus der digitalen Korrespondenz zu nehmen. Früher musste man einen Brief ausdrucken und unterschreiben (lassen). Dabei las man ihn noch einmal durch und konnte wenn nötig korrigieren. E‑Mails hauen wir schneller raus – da geht auch schneller was daneben. Nimm dir also ruhig etwas mehr Zeit.

Unsere Gastautorin – Janine Kern von wortgewandt

Janine Kern führt seit 2002 die Text- und Kommunikationsagentur wortgewandt zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin. Immer öfter ist die Erfahrung der beiden Texterinnen in Firmenkursen gefragt. Zum Beispiel zu den Themen E‑Mail-Knigge, Verständlich schreiben oder Rhetorik und Auftrittskompetenz. Natürlich schreibt wortgewandt noch immer kluge Texte für Firmen und Organisationen.

wortgewandt veranstaltet regelmässig Kurse. Mehr über diese sympathische Agentur gibt es auf wortgewandt.ch zu entdecken.

Photo credit Headerbild: Jessica To’oto’o