Rechtssicheres E‑Mail-Marketing
Teil 2 von «DSGVO, DSG, UWG, FMG im E‑Mail-Marketing – alles klar?»
Im letzten Beitrag ging es um die Abgrenzung der Gesetze gegeneinander und was die Verschärfung des DSG für Unternehmen bedeutet. Heute liegt der Schwerpunkt auf sorgenfreiem E‑Mail-Marketing.
Was müssen Unternehmen bei Ihrem E‑Mail-Marketing beachten, um sich keine Probleme einzuhandeln? Tina Frey von mailXpert, Heinz Schopfer von der datenschutzhilfe und Oliver Weinstock von Nemuk haben sich darüber ausgetauscht:
Wann darf ich jemandem eine Werbung per E‑Mail senden?
Oliver: Selbstverständlich, wenn wir die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers haben. In der Schweiz empfehlen wir zum Einholen dieser Einwilligung das Double-Opt-in (DOI), obwohl es nicht vorgeschrieben ist. Wer sich nun fragt, weshalb es das überhaupt benötigt: Das DOI hilft Unternehmen dabei, die Qualität der E‑Mail-Adressen zu erhöhen. Zudem dient es als sicherer Nachweis, dass der Empfänger darin eingewilligt hat, werbliche E‑Mails zu erhalten.
Tina: Dazu kommt, dass im EU-Raum das DOI verpflichtend ist. Auch deshalb empfehlen wir unseren Kunden immer, das DOI zu nutzen. Denn rein anhand der E‑Mail-Adresse zu verhindern, dass jemand aus der EU sich für einen Newsletter anmeldet, ist nicht möglich.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass das Opt-in zurückverfolgbar ist. Bereits beim einfachen Opt-in gehört dazu die E‑Mail-Adresse, die Quelle, wo ich mich angemeldet habe, das Anmeldedatum und die IP-Adresse.
Heinz: Das ist eines dieser gesetzübergreifenden Themen. Das DSG sieht vor, dass jede Person bei jedem Unternehmen Auskunft verlangen kann, welche Daten über sie gespeichert sind, woher sie stammen und wozu sie verwendet werden. Da geht es also um die Dokumentierung der Datenherkunft, deren Haltung und Verwendung.
UWG und FMG kommen dann ins Spiel, wenn eine Person sich durch Werbung per E‑Mail belästigt fühlt und rechtliche Schritte unternimmt. Dann kann das betroffene Unternehmen anhand der oben erwähnten Daten beweisen, dass es rechtens gehandelt hat. Genau deshalb bietet das Double-Opt-in eine höhere Sicherheit als das Single-Opt-in.
Oliver: Oder man muss beweisen, dass eine Kundenbeziehung besteht. An Bestandskunden darf ich auch ohne ausdrückliches Opt-in Newsletter senden.
Heinz: Richtig. Immer vorausgesetzt, der Kunde hat dem Erhalt von Newsletters nicht widersprochen. Zudem müssen die Newsletter in Zusammenhang mit dem gekauften Produkt stehen. Wenn ich ein Fahrrad kaufe, ist es in Ordnung, wenn ich danach Werbung für Satteltaschen oder Fahrradhelme erhalte. Für Kosmetik weniger.
Wichtig sind auch folgende Punkte:
Der Absender des Newsletters muss klar ersichtlich sein.
Der Empfänger des Newsletters muss darauf hingewiesen werden, dass er sich vom Newsletter abmelden kann. Und er muss sich einfach abmelden können. Zum Beispiel per Klick auf einen Link ohne erneute Eingabe der E‑Mail-Adresse.
Idealerweise beinhaltet der Newsletter zudem ein Impressum oder einen Link darauf und die vollständige Adresse des Absenders inklusive der Möglichkeit, mit diesem in Kontakt zu treten.
Tina: Aus meiner Sicht ebenfalls wichtig, ist der Hinweis auf die Datenschutzerklärung. Spätestens dann, wenn das Öffnungs- und Klickverhalten analysiert wird, um die weitere Ausspielung von Newslettern zu optimieren.
Oliver: Sinnvoll ist auch, transparent offenzulegen: Welche Daten erheben wir? Was machen wir mit den Daten? Wo speichern wir die Daten? Welche Tools verwenden wir?
Darf ich überhaupt über einen Server, der ausserhalb der EU steht Daten versenden? Oder sie dort speichern?
Tina: Ich empfehle: Switzerland first, danach EU-Raum, wegen der strengen DSGVO. Dann ist man im E‑Mail-Marketing gut unterwegs. Der Versand über Server, die irgendwo stehen, ist zwar erlaubt, aber datenschutzrechtlich nicht unbedenklich. Denn ohne entsprechendes Gesetz oder Datenverarbeitungsverträge weiss man schlicht nicht, wozu die Daten allenfalls genutzt werden.
Und was ist mir der Kaltakquise per E‑Mail? Genau darum geht es im dritten Beitrag dieser Serie.
Beitrag Kaltakquise per E‑Mail lesen
Die fantastischen drei – die Fachexperten und ihre Unternehmen kurz vorgestellt.
Tina Frey ist Stellvertretende Geschäftsführerin bei mailXpert. 2004 entwickelte mailXpert die erste Version einer rein schweizerischen Newsletter-Software. Heute ist mailXpert die führende Schweizer E‑Mail-Marketing-Lösung. Auf mailXpert vertrauen mehrere hundert Schweizer Unternehmen aller Branchen und Grössen.
Heinz Schopfer ist Mitgründer der datenschutzhilfe GmbH. Das Unternehmen fokussiert sich auf die Beratung von kleineren und mittleren Unternehmen. Dort wo das Aufwand/Ertrag- und Kosten/Nutzen-Verhältnis besonders wichtig ist. Die datenschutzhilfe versteht die spezielle Situation für KMUs und bietet Lösungen als Prozess- und Projektmanagement auf Zeit.
Oliver Weinstock ist Managing Partner bei der Nemuk AG. Seit 20 Jahren ist er im digitalen Dialog mit Schwerpunkt E‑Mail-Marketing und Marketing Automation tätig. Nemuk steht seit 2001 für «neue elektronische Medien und Kommunikation». Das Unternehmen bietet Lösungen und Services für digitales Dialogmarketing entlang der Customer Journey. Im Fokus stehen dabei die Themen Neukundengewinnung und Bestandskundenpflege. Dazu setzt Nemuk auf Instrumente wie E‑Mail-Marketing, Marketing Automation oder Multi-Channel-Marketing.
